2) Etapas del Proceso Informativo Documental. Fuente: López, Yepes Manuel- Manual de Ciencias de la Documentación.

Etapas del Proceso Informativo Documental. Diferencias entre unidades de información: Biblioteca, Archivo, Centro de Documentación.

Las instituciones documentales (archivos, bibliotecas, centros de documentación o incluso de los museos) se caracterizan por constituir medios especializados en la difusión de documentos, con finalidad inmediata de carácter informativo (dar a conocer y poner a disposición del usuario los documentos útiles para él, a fin de alcanzar un objetivo cualquiera: desde disfrutar con la contemplación de una escultura o la lectura de una novela, hasta comprar un cierto artículo lo más barato posible).

Los procesos técnicos efectuados en archivo, bibliotecas y centros de documentación, es posible configurar un proceso informativo-documental de carácter teórico descriptivo que englobaría el quehacer documentario llevado a cabo en las distintas instituciones documentales, sin que ello obste para reconocer las lógicas peculiaridades que existen en el tratamiento documental que realizan cada una de ellas fruto de las distintas características de los documentos que acogen y de los diferentes objetivos informativos que persiguen.

Proceso de configuración del fondo: Ingreso de los documentos. Englobaría toma de decisión sobre la información pertinente (selección bibliotecaria, valoración y selección archivística) u otra operación adicional (adquisición, transferencias, eliminación física) que repercute en el fondo. Dentro de este proceso se destacan dos reglas básicas de carácter general y sentido opuesto la selección y el expurgo.
Proceso de organización del fondo: Consiste en "informar" (en el sentido etimológico de "dar forma ") a la documentación de manera que puedan cumplirse los fines que justifican su labor: ponerlo a disposición del usuario. Dicho de manera resumida, para poder difundir con eficacia, el profesional debe "informar" previamente el fondo.
Debe tenerse en cuenta que la organización adaptada condicionara en gran medida el modo de difundir la documentación  y la clase de información que pueda brindarse al usuario. 
En las instituciones que nos ocupan el proceso de organización pueden subdividirse en dos grandes grupos  de operaciones: 

Una primera operación que podemos denominar de:

 Configuración del documento: englobaría la decisión sobre la cual es la "unidad" más conveniente y cuál es su representación física más adecuada, a efectos de un tratamiento o difusión eficaces. En relación a esto se resalta que un documento, tal como va a ser tratado en una institución documental, es independiente del mensaje o mensajes que lo compongan. En los archivos, un expediente engloba muchos mensajes parciales correspondientes a una tramitación, decidiéndose que la "unidad" (el documento) que debe tratarse y difundirse sea básicamente dicho expediente, y no cada uno de sus "documentos" componentes. En una biblioteca, una revista incluye muchos artículos independientes, decidiéndose habitualmente que la "unidad" (el documento)  que debe tratarse y difundirse sea básicamente dicho expediente, y no cada uno de sus "documentos" expedientes. El segundo aspecto alude al hecho de que toda institución documental puede adoptar nuevas representaciones físicas de la "unidad" o documento adoptado, las necesarias a fin de garantizar un tratamiento adecuado o una difusión eficaz en un centro de documentación perteneciente a un medio de comunicación, la grabación en video de las noticias seleccionadas de entre las emitidas por una agencia de prensa; en el caso de un archivo histórico o de una biblioteca, la digitalización de todos o de algunos documentos o volúmenes de especial relevancia histórica, por ejemplo. En cualquier circunstancia el objetivo común de esta operación de configuración del documento es el tratamiento y/o difusión del documento. El resultado final de esta operación de configuración del documento es  el conjunto de documentos primarios acogidos y difundidos por la institución documental.

El proceso de organización consta de un segundo gran grupo de operación que denominamos bajo el término genérico de:

 Tratamiento: descripción, clasificación y ordenación de la documentación que se adoptarán para obtener el máximo rendimiento en la difusión de los documentos.
La descripción documental (o análisis documental) se define como la representación abreviada y completa de los datos formales y de contenido de los documentos. 
La clasificación documental trata de agrupar los documentos en función de características posibles, con dos objetivos comunes: servir a la ordenación del fondo y constituir una herramienta más de descripción y consiguiente recuperación de la documentación. 
El tratamiento consta de una operación de ordenación documental, relativa al modo de ubicar o disponer físicamente la documentación en su lugar de depósito.

Una vez organizado el fondo el proceso informativo-documental desemboca en un proceso de difusión. En el curso de este proceso la documentación puede ser sometida a dos operaciones principales: la conservación y la recuperación.
La conservación tiene por finalidad el mantenimiento de la documentación en buen estado físico contra los agentes que puedan deteriorarlos y devolverlos (en la medida de lo posible) a su estado original.
La recuperación es una operación estrechamente vinculada a descripción o análisis documental, pues tal como se haya realizado el análisis así será el resultado de la recuperación.