4)
Documentación. Fuente: Merlo Vega, José Antonio- Documentación aplicada a la
traducción. Tema I. La Documentación y las Instituciones Documentales. (En
Línea)
A) ¿Que significa documentación?
- La Documentación como disciplina científica ha sido definida de formas muy distintas, como lo constata Felix Sagredo, quién recoge más de cien definiciones de este concepto entre 1.934 y 1.984.
José
López Yepes y Juan Ros. García ha delimitado el concepto de documentación, el
cuál puede entenderse de la siguiente forma:
-Documentación en un sentido amplio, es la suma de disciplinas que estudian el documento, como una fuente de información para obtener datos o tomar decisiones. Este conjunto se denomina Ciencias de la documentación y abarca materias como Archivística, Biblioteconomía, Bibliografía, Documentación y Museología.
-Desde
una perspectiva más estricta, documentación es la disciplina que estudia los
aspectos relacionados con la de los servicios, redes y centros de
documentación, así como, con los procedimientos y recursos que se emplean para
el tratamiento y difusión de las informaciones contenidas en los centros de
documentación o servicios de información. Cuándo se utiliza esta acepción se
denomina Documentación General.
Documentación
también es una disciplina instrumental, al servicio de cualquier materia,
cualquier ciencia o rama del saber dispone de una Documentación especializada.
En este caso sería Documentación aplicada o Documentación especializada, ej.
Documentación Médica.
B- ¿Cuáles
son las Ciencias Documentales?
Las
otras ciencias documentales son la Archivística, Biblioteconomía, y
la Bibliografía, que respectivamente se encarga del estudio de las bibliotecas,
los archivos y las fuentes de información.
Todas
estas disciplinas constituyen lo que se denomina Ciencias de la Documentación,
aunque existen otras materias afines.
La
Biblioteconomía según la ISO 5127/1-1983: es la *ciencia de la
información aplicada a la organización, administración y funcionamiento de las
bibliotecas*
La
Archivística es definida según el diccionario de terminología
archivística de Madrid 1993: *como la disciplina que trata de aspectos teóricos
y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de
los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos*.
Bibliografía es
según Malclés: *aquella parte de la ciencia del libro cuya misión es buscar,
identificar, describir y clasificar los datos impresos con el fin de construir
repertorios que faciliten el trabajo intelectual* aunque si se adapta al
momento actual se sustituirían los términos libros por documentos y datos
impresos por datos en cualquier soporte. En la actualidad Bibliografía es sinónimo de Fuentes
de Información.
C- Defina,
caracterice, desarrolle las funciones y tipos de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.
Archivo
Según
la Ley de Patrimonio Histórico Español 16/1985 art. 59.1 son los
conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos reunidos por
las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización, para la investigación, la cultura,
la información y la gestión administrativa. Asimismo se entiende por
archivo las instituciones culturales dónde se reúnen, conservan y difunden para
las fines anteriormente mencionados dicho conjunto orgánico de documentos.
Funciones: de
los archivos se articulan en las distintas etapas del Proceso Documental:
reunir la documentación tratarla mediante operaciones especificas de
clasificación y ordenación, conservar esa documentación y
difundirla.
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que
ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración para que
transcurrido algún tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van
a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
- Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo
queden firmemente establecidas en un reglamento del archivo.
Los
tipos: Son descriptos a partir de la edad.
Diferentes clases.
Archivo
de oficina (o gestión): son los que reúne la
documentación en trámite o sometida a continua consulta administrativa por parte
de las mismas oficinas. (No suelen custodiar documentos de más de 5 años).
Archivo
central (o administrativo): es el que
coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos y reúne los
documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando
su consulta no es constante. (No mayor a 30 años de antigüedad).
Archivo intermedio:
es aquel al que se han de transferir los documentos desde los archivos
centrales (o de los de gestión el caso de archivos provinciales) hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico. (No superan los 50 años de
antigüedad)
Archivo
histórico: son aquellos que se han de transferir desde el archivo
intermedio, aquellos que se han de guardar permanentemente por no haber sido
objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Examinadora
de Documentos Administrativos.
Junto a
esta clasificación tradicional, se encuentra otra más actual que se
basa en el valor de la información que contiene un documento y que los divide
en:
Archivos
activos: documentación con valor administrativo.
Archivos
semi activos: los documentos pierden vigencia, aunque
conservan su valor administrativo
Archivos
inactivos: documentos sin valor administrativo.
Biblioteca:
Una de las definiciones más completas es la
de la ISO 2789-1974 que dice: independientemente de su denominación
es cualquier colección organizada de libros o publicaciones periódicas impresas
o de cualquier otro documento, especialmente gráfico y audiovisual, así como
los servicios del personal encargado de facilitar esos documentos para la
utilización de los usuarios, con los fines de investigación, información,
educación y recreo.
Funciones:
- Reunir una
colección de documentos de calidad.
- organizar
esa colección según las técnicas bibliotecarias
- Difundir
los fondos bibliotecarios a través de diferentes sistemas.
- Para
cumplir estas funciones las bibliotecas sea cual sea el tipo al que
pertenecen, realizan una serie de operaciones técnicas:
Selección de documentos: aplicar criterios
cuantitativos y cualitativos para seleccionar los documentos que integran la
colección de la biblioteca. Como para los que serán eliminados, mediante expurgo,
por su falta de actualidad, escaso uso o su deterioro físico.
Incorporación del documento: realización de los
procedimientos necesario para traer un documento a la biblioteca. El sistema
habitual es la es la compra, canje o intercambio. Y mediante donación, también
algunas bibliotecas incorporan fondos mediante el Depósito Legal.
Registro de los fondos: los documentos que
forman parte de una colección bibliotecaria, deben ser inventariados, o registrados fin
de constatar su pertenencia a la biblioteca y de controlar las obras que se
disponen.
Proceso técnico: antes de poner
los documentos a disposición de los usuarios es necesario realizar una serie de
operaciones, como el tejuelo o la preparación para el préstamo. El tejuelo es
la etiqueta adónde figura la signatura o código por el que se ordena la
colección en la biblioteca.
Preservación: llevar a
cabo medidas preventivas y realizar restauraciones
o reencuadernaciones en caso que lo requieran.
Clasificación y catalogación de los
documentos: para que las obras puedan ser encontradas por
los usuarios es necesario catalogar los documentos mediante sistemas
normalizados, y así como ofrecer una clasificación temática de los mismos.
Formación y mantenimiento de catálogos: el catálogo constituye
el mejor producto para informar a los usuarios sobre la colección que
posee la biblioteca. En muchos casos los catálogos son colectivos, es
decir, reúne la colección de varias bibliotecas en una misma herramienta de
consulta, indicando las obras y centros en los que está depositada.
Préstamo: actividad de difusión más
tradicional. Las bibliotecas establecen sistemas para que los usuarios, en
forma individual o colectiva, puedan llevarse a sus domicilios los
fondos, por los períodos de tiempo que se establezcan.
Consulta en sala: Otro servicio de
difusión es la consulta de las obras en el recinto de la biblioteca. Habitualmente,
las bibliotecas las diferencian en función del material: hemerotecas, sala de
referencia, etc.
Referencia información bibliográfica: esos servicios se
llevan a cabo para solucionar las cuestiones bibliográficas o de cualquier
tipo de consulta que presenten los usuarios d la biblioteca.
Extensión bibliotecaria: las
bibliotecas realizan actividades culturales, exposiciones, conferencias.
Alfabetización informacional: la
biblioteca debe enseñar a sus usuarios a emplear a localizar y usar la
información. Se denomina así a las acciones que la biblioteca realiza
para dar a conocer los servicios bibliotecarios o para
enseñar los instrumentos que la biblioteca utiliza como el catalogo
o la forma de consulta de determinados documentos.
Tipo de bibliotecas:
Bibliotecas Nacionales: las bibliotecas que, cualquiera sea denominación, son responsables de la adquisición y conservación de los ejemplares de todas las publicaciones impresas en el país, y que funcionen como bibliotecas de depósito en virtud de disposiciones sobre el depósito legal o de otras disposiciones. Normalmente pueden desempeñar algunas de las funciones siguientes: elaborar una bibliografía nacional, reunir una colección amplia y representativa de obras extrajeras que también comprenda los libros relativos al propio país, actuar como centro nacional de información bibliográfica, compilar catálogos colectivos, publicar la bibliografía nacional retrospectiva.
Bibliotecas públicas: aquellas que
poseen un fondo de carácter enciclopédico, es decir compuesto por documentos de
todos los campos de la ciencia y cuyo acceso no está restringido a ningún tipo
de usuario. Normalmente este tipo de bibliotecas dependen de administraciones
públicas locales, regionales o estatales.
Bibliotecas escolares: se define como el
conjunto ordenado de todos aquellos materiales que la escuela necesita para
llevar a cabo su lado docente y que pueden ser utilizados por todos los
individuos que componen la comunidad escolar.
Bibliotecas Universitarias: aquellas que
forman parte de una comunidad de enseñanza superior y que está al servicio de
la comunidad universitaria para cumplir las funciones de ayuda al estudio, la
docencia y la investigación.
Bibliotecas especiales: bibliotecas que a pesar
de tener una colección multidisciplinar atienden a usuarios con características
muy concretas, se podrían agrupar bibliotecas de hospitales, de prisiones, para
personas con capacidades diferentes. para minorías lingüísticas o étnicas,
etc).
Bibliotecas especializadas: aquellas cuyas colecciones
está compuesta por un campo concreto del conocimiento. Según la materia de su
fondo podrían dividirse en administrativas, científicas, técnicas,
parlamentarias, de empresas.
Centros
de Documentación: las unidades de información que centran su trabajo en
la descripción del contenido, tienen la misión de identificar con la
mayor precisión la información que puede ser útil a los usuarios, ayudarles a
encontrar los documentos primarios correspondientes, proporcionar información,
responder a sus preguntas.
Los centros de documentación siempre están
especializados en las materias de estudio o de trabajo de la instituciones o
empresas de las que dependen por lo que en muchas ocasiones es difícil
distinguirlos de las bibliotecas especializadas.
Funciones: siempre orientadas a
servir al usuario.
Recopilación de fuentes de información: deben disponer de un
gran número de fuentes a las que acudir para obtener algún dato o un documento.
Realización de bases de datos y otros
productos documentales: el centro de documentación recopila la
información de que dispone y la introduce en su base de datos con la intención
de gestionarla de una manera ágil. Además realiza repertorios bibliográficos,
guías de uso de bases de datos, informes, etc.
Tratamiento de la información: el centro de
documentación emplea técnicas de análisis documental para describir la
información que posteriormente ingresara en su base de datos.
Recuperación de base de datos: los documentos deben ser
recuperados de forma inmediata cuando son solicitados por los usuarios.
Obtención de documentos: el centro de
documentación también debe conseguir de centros externos la información
solicitada por el usuario.
Tipos de centros de documentación: es difícil
diferenciarlos ya que todos realizan casi las mismas operaciones de
recopilar la información, procesarla difundirla de acuerdo al tipo de
usuario. Pero se puede clasificar en virtud de criterios concretos como la
institución de la que se depende, los destinatarios o la finalidad de su
actividad:
Según la dependencia orgánica:
Centros de documentación públicos: dependen de entidades
de derecho público: Ministerios, administración local, etc.
Centros de documentación privados: dependen de entidades
de derecho privado: Bancos, empresas.
Según sus usuario:
Centro de documentación de acceso público: Personas
pertenecientes o no a la entidad.
Centro de documentación de acceso privado: Sólo personas
pertenecientes a la entidad o autorizadas.
Según su finalidad:
Centro de documentación internacionales: dependen de organismos supranacionales y trabajan para los miembros de dicha comunidad como para individuos externos puedan disponer la documentación relacionada con la actividad o temática de estos organismos (Naciones Unidas, Unión Europea).
Centro de documentación nacionales
interdisciplinares: Recopilan, tratan y difunden la documentación
científica nacional y gran parte de la internacional de todas disciplinas de la
ciencia. Tienen la misión de obtener toda la producción científica de un país,
tratarla documentalmente y difundirla. (En España IEDCYC Instituto de
Estudios Documentales sobre Ciencia y Tecnología).
Centro de documentación nacionales
especializados: actúan en forma nacional en una disciplina o área
del saber. Suelen tratarse de centros de documentación de entidades
gubernamentales con las competencias en un campo específico. (En España Centro
de Documentación teatral).
Centro de documentación comerciales: trabajan con
fines mercantiles en cualquier ámbito geográfico, especializándose en materias
concretas. Emplean las redes de telecomunicaciones para difundir sus servicios
y vender sus productos. (C.A.S. principal entidad internacional
especializada en información química).
Servicios de documentación: son los centros que
trabajan directamente al servicio de una entidad concreta, empresas,
industrias, medios de comunicación, profesionales, administración, etc. Suelen
ser de acceso restringido y limitan sus servicios a los trabajadores del organismo
del que dependen, aunque en determinados casos los servicios se abren también a
usuarios externos.
